星期四, 11月 06, 2014

中大校友評議會會章專責小組14/15第一次會議紀要

(當然是非官方的)

去年開會出奇地少,開了第一次會之後就沒下文。而後來大會亦通過了讓上屆評議會主席任期縮短為一年的修訂。

今年絕大部分成員都是新來的,常委除了劉鴻昌外還有另一位林偉雄來擔任副召集人。曾任中大學生會副會長的巢景峯繼續參加,還有一位具公司秘書資格的黃校友。

李劍雄介紹工作時提及,校友會聯會原本研究院校友會被除牌後,有點尷尬,因為同時有校友成立了三個研究院的校友會。現在做法是先讓三個校友會聯合起來,再派代表加入校友會聯會。

今年的工作計劃﹕

1. 最有趣的新聞是,因為成本效益不高的問題,電子投票研究暫停。(方按﹕其實到去年已經縮窄成「電子點票」而已。)

巢問及成本問題,認為電子系統設置後每次用的成本應該不高。不過成本高是因為我們每年只用一次,而秘書提及,會議成本有很多是用來請學生兼職和同事OT來協助,而且寄發議程和刊登報紙廣告也是固定成本。

席間有人提起,若然投票也可以電子化的時候,是否可以連開會廣告和議程都統統用電郵寄發﹖是否只在報紙刊登一份「以後都用電郵通知」的廣告就成﹖
(方按﹕我想沒那麼簡單,法定組織想這樣做﹖修改章則應該避不掉。)

2. 重點仍是試圖讓主席可以抽身脫離監票工作、繼續主持會議(討論時段)的選舉章則第六條。李劍雄說希望二月有草稿,以便呈交今年會員大會通過。

雖然我們在之前已經草擬過幾個版本,但常委會似乎不打算照用,好像是嫌太繁複,所以李劍雄又邀請與會各人嘗試提交建議。

巢建議副選舉主任由校友事務處處長改為常委,或者加一個副選舉主任。
我認為這樣的建議不好,首先有兩個「副」難免會有權力分配的問題,更大的問題是選舉主任「大權」仍在主席手上,那麼點票時有爭議由誰決定﹖難道「副」還要去問正在會議廳主持討論的主席﹖他不在現場監察點票,就不應該有權做決定。還不如先前建議把「監察點票」職務和主席分割那麼乾脆。

有人建議把點票工作交給校友事務處負責,這位校友應該沒出席過會員大會,因為實際點票工作向來都是校友事務處找職員和學生負責的。
另外有人建議乾脆把所有權力都交給校友事務處。幸好會上似乎沒人和議,這種建議十分危險,因為校方任命的職員,行使權力完全不受校友監管,比常委更無法制約。

在下趁他們討論完之前,提醒他們留意過去幾年討論的要點﹕
2.1 究竟選舉主任職務應該是「全餐」(同一人負責提名和點票)還是「散餐」(可以只分拆點票工作給其他人)﹖——很明顯常委會傾向「散餐」。
2.2 由誰負責轉授這權力﹖是主席獨自決定﹖常委會決定﹖還是主席提名給常委會通過﹖
2.3 轉授給誰﹖找個常委負責﹖抑或任何一個不參選的校友﹖需要指定有什麼資格嗎﹖
無論你想建議如何修改,都應該考慮這三點,好過面壁虛構。

3. 另一個可能要研究的是深圳分校校友身份問題。雖然先前的討論中,大家都認為深圳分校在法律上與中大都應該是兩所學校,所以校友應該也不會加入中大校友評議會。可是這一點在修改中大條例時可能需要寫清楚。

4. 有人反映「登記出席表格及委任書」要求填身份證號碼全號是太多,可否只填四個數字﹖校友事務處認為可以,因為他們會同時檢查表格裡其他資料,都要符合校友登記冊才算數,認為只填四個號碼亦不致於混淆。會上對此安排並無異議。

5. 候選人表格上的填表說明,說「不可超越表格所提供之行線」,為免有人填出框線外,秘書建議加上「及框線」。結果有人建議乾脆只寫「不可超越表格提供之方框」就行了。

6. 秘書另外提出,有人建議把出席會員大會的「委任書」改為「委託」,但章則裡也是寫「委任」。大家都不認為有需要改變。
在下認為「委託」聽起來好像是受託者有責任根據委託人的意願投票(類似信託),但現在委任人純粹是代你投票,但投甚麼票是被委任人自己決定的。

問答時間﹕

Q1﹕中大條例是否容許電子投票。
A1﹕如上述,應該要修章。

Q2﹕常委中途辭職,替補常委的任期。
A2﹕應是剩餘任期,詳情見評齡會章則25(j)條。

Q3﹕海外校友會的歸屬和監管
A3﹕除了評議會之外,所有校友會都是獨立組織。但因為用了中大名義,所以也要跟校友事務處商議。校友事務處會審視他們的會章、亦有最低人數要求。主要是希望協助他們建立一個可以承傳的系統,以免出現過幾年後便無以為繼的情況。校友會成立日子一久,通常都容易出問題,最主要是忘記更新註冊和核數方面。

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